Zeit- & Selbstmanagement

Lernen Sie, die für Sie passenden Methoden des Zeitmanagements kennen, um effizient zu arbeiten und gesund zu bleiben.

• Beispiel 1: "Ein voller Terminkalender"

  Im Berufsleben heißt ein voller Terminkalender nicht gleich, dass wirklich viel zu tun ist.
  Was beinhalten die meisten Business-Kalender für Termine? Zumeist finden Sie in ihrem Kalender Meetings, Telefontermine, allgemeine Blocker für bspw. die Beantwortung von Emails oder Rückrufe, um nur ein paar Beispiele zu nennen. Der mittlerweile größte Zeitfresser, und ich nenne ihn ganz bewusst so, sind Meetings. Wie gut waren die letzten fünf Meetings vorbereitet, an denen Sie teilgenommen haben? Hätte das Meeting nicht durchaus 15-30 Min. kürzer verlaufen können? War Ihre Teilnahme wirklich erforderlich? Ich rate Ihnen, finden Sie den Sinn oder Unsinn hinter jedem Meeting heraus. Sie finden dies klingt etwas zu provokant? Ja, das ist für mich ok! Denn wie oft ertappen wir uns dabei, in Meetings zu sitzen und uns nach deren Sinn zu fragen? Der Großteil aller stattfindenden Meetings geht zu lange, ist nicht gut vorbereitet und endet im schlimmsten Fall mit einem ausschweifenden Austausch darüber, wie schlecht alles ist. In meinen Augen sind Meetings dann gut genutzt, wenn sie thematisch und zeitlich gut vorbereitet sind, der Inhalt vorab allen Teilnehmenden klar ist, es ein Ergebnis gibt und die anberaumte Zeit eingehalten wurde. Sollten Sie es als Führungskraft dann noch schaffen, ihren Mitarbeitenden ein klares Rollenbild für jedes Meeting mitzugeben, dann sind Sie schon ganz weit vorne. Warum ein Rollenbild? Dazu können wir uns gern in einem persönlichen Gespräch austauschen.

• Beispiel 2: "Erstellung einer Präsentation"

  Ein Mitarbeiter hat von seinem Chef die Aufgabe erhalten, eine Präsentation zu erstellen. In dieser Präsentation soll jedes Teammitglied mit seinem Stellenprofil dargestellt sein. Die Präsentation soll in zwei Wochen fertig sein. Der Mitarbeiter hat bereits zwei Aufgaben von seinem Chef erhalten, die ebenfalls in zwei Wochen fertig sein sollen. Warum könnte es schwierig sein diese Aufgabe zu erledigen? Der Mitarbeiter hat neben den delegierten Aufgaben natürlich auch seine eigenen To-do’s. Nach zwei Wochen hat er nur 2 der 3 Aufgaben erledigen können und dem Chef vorgelegt. Auf Seiten der Führungskraft herrscht eine große Unzufriedenheit. Die für ihn wichtigste Aufgabe, die Präsentation ist noch nicht fertig. Welchen Fehler hat die Führungskraft gemacht? Sie hat die delegierten Aufgaben nicht priorisiert. Den zweiten Fehler hat der Mitarbeiter gemacht, er hat nicht nach der Priorisierung gefragt und hat seinem Chef nicht das Signal gegeben, dass es ihm aufgrund des Arbeitsanfalls nicht möglich ist alle drei Aufgaben in zwei Wochen fertigzustellen. Ein „unsichtbarer“ limitierender Faktor war zusätzlich, dass der Mitarbeiter noch nie eine Präsentation erstellt hat und die Software nicht bedienen kann. Hierüber hat er, vielleicht aufgrund mangelnden Vertrauens, nicht gesprochen. Was hier fehlte war eine klare und offene Kommunikation. Die Konsequenzen daraus sind, dass die augenscheinlich wichtigste Aufgabe nicht erledigt ist. Was kann helfen? delegierte Aufgaben mit Priorisierung kennzeichnen Benennung der limitierenden Faktoren (wie bspw. fehlendes Know-How, bereits zu viel Arbeit auf dem Schreibtisch) sich zwischendurch zu den Bearbeitungsständen abzustimmen

• Beispiel 3: "ständige Erreichbarkeit"

  Wir sind auf allen möglichen Kanälen erreichbar, über SocialMedia, Telefon, Nachricht oder E-Mail. Viele stellen sich die Frage:
  Was passiert wenn ich nicht erreichbar bin oder nicht binnen 15 Minuten zurückrufe? Wie viele von uns haben sich dabei ertappt, dass sie im Homeoffice ihr Handy überall mit hinnehmen und ich meine wirklich überall. Wehe wir wagen es uns um 12 Uhr Mittag zu kochen, im Büro verlassen wir einfach den Schreibtisch und gehen Mittag essen. Im Homeoffice gehen sicher mehr als 80% (meine These aus der Erfahrung) ans Telefon und entschuldigen sich erst einmal dafür, dass sie gerade kochen und es eventuell etwas laut ist, aber sie haben heute noch nichts gegessen. WOW so viele Rechtfertigungen! Berechtigt? Ich sage: NEIN! Nur weil Sie vermeintlich immer erreichbar sein sollen, ist es Ihnen trotzdem gestattet nicht erreichbar zu sein. Sprechen Sie sich mit ihren Kolleginnen und Kollegen ab, stellen Sie ihr Telefon auch mal um und geben sich selbst die Möglichkeit eine telefonische Auszeit zu nehmen. Natürlich sollen Sie jetzt nicht das Telefon ausmachen oder einfach nicht mehr rangehen, aber lassen Sie uns gemeinsam die Struktur für ihren privaten wie beruflichen Alltag entwickeln und Sie werden kein schlechtes Gewissen mehr haben.